Mit einem Blick alles erfassen!

Sehr geehrte Frau sacher,

mit Unterstützung von Microsoft Outlook können Sie die Organisation Ihres Arbeits- und Privatlebens ganz einfach in den Griff bekommen. Dazu finden Sie in unserem neuen Buch "Erfolgreiches Zeitmanagement mit Outlook" Anleitungen, Tipps und Tricks, wie Sie Outlook Ihren Anforderungen entsprechend einrichten und effizient nutzen.

 


Outlook zu beherrschen ist aber nur die eine Seite. Mindestens ebenso wichtig ist die Frage, wie Sie sich und das, was Sie tun, organisieren. Wie Sie Ihre Arbeitszeit planen. Wie Sie entscheiden, welche Aufgaben höchste Priorität haben und welche warten können. Wie Sie die Flut an E-Mails handhaben, die Sie erhalten. Und wie Sie mit den beiden größten Zeitfressern überhaupt umgehen: mit Besprechungen und mit Unterbrechungen durch andere.

All das gelingt jedoch nur, wenn Sie sich klar sind über Ihre Prioritäten. Darüber, was Ihnen wichtig ist – in der Arbeit, im Privatleben, in Ihrem Leben insgesamt. Deshalb beginnt das Buch auch mit der Frage nach Ihren Zielen, den kurzfristigen ebenso wie den langfristigen Zielen in Ihrem Leben.

Denn: Wenn man das Ziel nicht kennt, ist kein Weg der richtige.

Limitierte Auflage!

Nur noch 5 Stück (von 500) verfügbar.

Dieses Angebot endet heute in wenigen Stunden!

Aus dem Inhalt

Die Grundlagen des richtigen Zeitmanagements

Durchdachte Aufgabenplanung

Termine fest im Griff

E-Mails richtig organisieren

Kontaktpflege: Das A und O Ihrer täglichen Arbeit

Notizen gleich digital festhalten

Finden statt Suchen

Outlook an Ihre Arbeitsweise anpassen

Outlook automatisieren

Schneller zum Ziel mit Tastenkürzeln

Die Grundlagen des richtigen Zeitmanagements

Beim Zeit- und Selbstmanagement kümmern wir uns meist vor allem darum, Zeit zu sparen, effizienter zu arbeiten, die vorhandene Zeit effizienter zu nutzen, effizienter mit Outlook umzugehen. Was dabei oft zu kurz kommt, ist die Frage: "Was tue ich? Welche Ziele verfolge ich überhaupt in meinem Leben?" Erst wenn diese Frage geklärt ist, hat es überhaupt Sinn, sich damit zu befassen, wie man effizienter mit seiner Arbeitszeit und mit Outlook umgeht.

Deshalb geht es im ersten Kapitel von "Erfolgreiches Zeitmanagement mit Outlook" um zwei Kernpunkte, die der Management-Guru Peter F. Drucker einmal plakativ wie folgt bezeichnet hat:

Die richtigen Dinge tun

Die Dinge richtig tun

Durchdachte Aufgabenplanung

Die Aufgabenliste oder neudeutsch To-do-Liste ist das Herzstück des Zeitmanagements und kann - richtig genutzt - eine große Hilfe im täglichen Aufgabendschungel sein.

Outlook bringt alles mit, was Sie zum Erfassen und zum Verwalten von Aufgaben benötigen. Bevor wir jedoch auf die Funktionen im Aufgabenplaner von Outlook eingehen, stellen wir Ihnen einige grundsätzliche Überlegungen zur Aufgabenplanung vor.

Termine fest im Griff

Der Terminkalender ist - wen wundert's - ein wesentliches Werkzeug beim Zeit- und Selbstmanagement. Anders als beim E-Mail-Modul helfen hier aber schon einige wenige Punkte dabei, den Kalender in den Griff zu bekommen.

E-Mails richtig organisieren

Im E-Mail-Modul von Outlook verbringen die meisten Outlook-Nutzer erfahrungsgemäß die meiste Zeit. Schließlich steckt hier ein großer Teil der Korrespondenz, die man für die tägliche Arbeit braucht. Und das Schreiben von E-Mails beansprucht meist auch deutlich mehr Zeit als das Eintragen von Terminen und Aufgaben. In diesem Kapitel erfahren Sie unter anderem:

Wie Sie E-Mail-Konten einrichten und was zu beachten ist, wenn Sie mehrere Konten nutzen,

wie Sie sich das Verfahren von E-Mails mithilfe von Tastenkürzeln, von Textbausteinen, der Autokorrektur und der Rechtschreibprüfung vereinfachen,

wie Sie schnell die E-Mail-Adressen der Empfänger eintragen,

wie Sie den Überblick in Ihren E-Mails behalten und wie Sie Ordnung im Posteingang halten,

wie Sie die Wiedervorlagefunkion für E-Mails nutzen,

wie Sie per E-Mail Besprechungen planen,

wie Sie E-Mails ausdrucken,

wie Sie Störungen mithilfe von Outlook vermeiden.


Kontaktpflege:
Das A und O Ihrer täglichen Arbeit

Die Anleitungen und Tipps in diesem Kapitel helfen Ihnen bei der Eingabe der Kontakte, beim Sortieren, beim schnellen Abrufen von Kontaktinformationen, beim Herausfiltern bestimmter Kontakte und beim Drucken einzelner Kontakte oder von Kontaktlisten.

Notizen gleich digital festhalten

Ein zentrales Element eines funktionierenden Zeit- und Selbstmanagements ist es, alles zu notieren, was wichtig ist (oder werden könnte). Auf diese Weise bekommen Sie Ihren Kopf frei: Schließlich wissen Sie, dass Sie Ihre Ideen festgehalten haben und dass diese so nicht verloren gehen.

Ihre Notizen werden Sie an den verschiedensten Stellen aufzeichnen: unterwegs auf einem Stück Papier, einer Karteikarte, in einem Notizbuch oder auch auf dem Organizer, am PC in einer Word- oder Editor-Datei oder eben mit der Notiz-Funktion von Outlook. Schließlich ist Outlook der Ort, wo die Notizen hingehören. Denn oft wird aus einer Notiz später einmal eine Aufgabe oder ein Termin oder auch eine E-Mail. In diesem Kapitel lesen Sie, wie Sie

Notizen schnell in Outlook anlegen oder auch in einem anderen Programm aufschreiben und daraus eine Outlook-Notiz machen,

mit Notizen arbeiten und daraus zum Beispiel einen Termineintrag erzeugen,

mit Ordnern und Kategorien und durch Sortieren und Filtern den Überblick über Ihre Notizen behalten.


Finden statt Suchen

Einer der vielen Vorteile eines elektronischen Ablagesystems ist die Möglichkeit, die darin gespeicherten E-Mails, Termineinträge und Aufgaben durchsuchen zu können, um so schnell die eine E-Mail von vor vier Monaten aufzuspüren, in der Lieferant X ein bestimmtes Angebot gemacht hat.

Outlook bietet dazu gleich mehrere Suchwerkzeuge sowie seit Outlook 2003 zusätzlich die äußerst praktischen Suchordner an. Und wenn Sie öfter nach den gleichen Kriterien suchen, dann kann die Möglichkeit, diese Kriterien zu speichern, sehr hilfreich sein.

Outlook an Ihre Arbeitsweise anpassen

In diesem Kapitel lesen Sie:

So passen Sie die Symbolleisten und Menüs von Outlook so an, dass Sie die am häufigsten benötigten Befehle schnell per Maus oder über die Menüs abrufen können. Außerdem richten Sie Menüs für öfter verwendete Vorlagen, Office-Dokumente und E-Mail-Adressen ein.

So definieren Sie Vorlagen, mit denen Sie E-Mails, die Sie immer wieder in identischer oder ähnlicher Form schreiben, schneller erstellen. Ebenso erzeugen Sie Vorlagen für öfter wiederkehrende Termine, Aufgaben und Besprechungsanfragen.

So definieren Sie die für Ihre Zwecke passenden Kategorien. Diese Kategorien können Sie Outlook-Elementen wie Kontakten oder Aufgaben zuweisen, um diese dann nach den Kategorien zu sortieren oder filtern.

So sichern Sie Ihre benutzerdefinierten Einstellungen in den Menüs und Symbolleisten, Ihre Vorlagen und Kategorien, damit Sie bei PC- oder Outlook-Problemen oder bei einer Neuinstallation auf einem anderen PC nicht verloren gehen.


Outlook automatisieren

Verschiedenste Routineaufgaben lassen sich in Outlook automatisieren, zum Beispiel mithilfe von Regeln oder Makros. In diesem Kapitel lesen Sie, wie Sie Regeln definieren. Außerdem finden Sie hier gleich einige sofort nachvollziehbare Beispiele für Regeln.

Im Anschluss lesen Sie, wie Sie Makros in Outlook einbauen und wie Sie die Sicherheitseinstellungen so einrichten, dass Sie Makros bequem und gleichzeitig sicher vor digitalen Schädlingen einsetzen können. Beispiel für praktische Makros finden Sie in den Kapiteln 2 bis 5.

Außerdem gehe ich in diesem Kapitel auf Signaturen ein, also auf Adressangaben und weitere Angaben, die Sie automatisch am Ende jeder E-Mail einfügen lassen können.

Limitierte Auflage!

Nur noch 5 Stück (von 500) verfügbar.

Dieses Angebot endet heute in wenigen Stunden!

Ja, bitte schicken Sie mir das Buch "Erfolgreiches Zeitmanagement mit Outlook - Arbeitszeit im Griff - mehr Zeit fürs Privatleben" zu.

Der Preis beträgt 39,95 €. Hinzu kommen die Versandkosten in Höhe von 3,50 €.

Dieses Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Industrie, Handel, Gewerbe, Handwerk, die freien Berufe, den öffentlichen Dienst, Behörden sowie sonstige öffentliche oder karitative Einrichtungen, Verbände oder vergleichbare Institutionen und ist zur Verwendung in der selbstständigen, beruflichen oder gewerblichen Tätigkeit bestimmt.

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Widerrufsrecht

Wenn ich das Produkt nach Erhalt innerhalb von 14 Tagen ungeöffnet an den Verlag zurückschicke, ist die Angelegenheit für mich erledigt. Zur Fristwahrung genügt die rechtzeitige Absendung an Fachverlag für Computerwissen, Theodor-Heuss-Str. 2–4, 53095 Bonn.


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Computerwissen ist ein Verlagsbereich der VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG • Theodor-Heuss-Str. 2–4 • 53095 Bonn Sitz: Bonn • USt.-ID: DE 812639372 • AG Bonn, HRB 8165 • Vorstand: Helmut Graf, Guido Ems, Frederik Palm 24-Stunden-Kundenbetreuung: 02 28 / 9 55 01 90

 

 

 

Zum Autor



Franz Grieser ist als Chefredakteur von "Outlook aktuell", "Outlook Troubleshooting Ticker" und "Outlook optimal" nicht nur ein angewiesener Kenner Outlooks. Er beschäftigt sich auch seit fast 20 Jahren mit dem Thema Zeit- und Selbstmanagement und unterstützt als Trainer und Coach seine Klienten dabei, das für sie passende Organisationssystem zu finden und in die Praxis umzusetzen.

 

 


Alle Checklisten und Makros zu diesem Buch werden Ihnen auf einer eigens eingerichteten dauerhaften Website mit Download-Bereich kostenlos zur Verfügung gestellt.

Mit wenig Aufwand große Wirkung erzielen

In Outlook 2007 können Sie neue Aufgaben auch über die Aufgabenleiste rechts eingeben.

Im Modus "Hoch" werden Details zu den Terminen angezeigt.

Achten Sie beim Benutzernamen darauf, Ihre komplette E-Mail-Adresse (bzw. den Namen, den Sie von Ihrem Provider erhalten haben) einzutragen.

Fügen Sie Kontakte aus dem Adressbuch bzw. neue Adressen in die Verteilerliste ein.

Setzen Sie ein Häkchen vor die gewünschten Kategorien.

Geben Sie an, welche Ordner und Unterordner durchsucht werden sollen.

Outlook bringt einen eigenen Icon-Editor für Schaltflächen mit.

Zum Definieren neuer Regeln stellt Outlook einen Regel-Assistenten bereit.

 
 

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